La démarche proxymetee se résume en quelques étapes essentielles
- Accompagner le client :
Écouter attentivement le client, clarifier ses attentes et identifier ses besoins spécifiques en matière de GED. - Analyser les processus et étapes clés :
Étudier les flux de travail pour repérer les étapes qui nécessitent des améliorations ou des optimisations. - Identifier les documents essentiels :
Déterminer les documents cruciaux pour chaque processus, afin d’assurer leur gestion efficace. - Repérer les informations clés et les liens entre les documents / flux de travail :
Définir les informations importantes à prendre en compte pour organiser et lier les documents de manière cohérente. - Choisir/Intégrer les outils adaptés :
Sélectionner et/ou intégrer les solutions existantes qui permettent de faciliter et automatiser la gestion des documents, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Problématique de la gestion électronique des documents (GED)
Les entreprises recherchent souvent une solution GED sans avoir une vision claire de leurs besoins, car il est difficile de comprendre concrètement les avantages qu’une GED peut offrir. De plus, avec la diversité des solutions disponibles, il devient complexe de définir précisément ce qui est nécessaire.
Les besoins en GED varient selon les priorités de chaque entreprise. Par exemple, une entreprise peut vouloir centraliser ses documents, automatiser des flux de travail, organiser un classement structuré, ou encore renforcer la sécurité pour des documents sensibles. Chaque organisation peut ainsi adapter la GED à ses besoins spécifiques, créant une solution personnalisée.
Pour bien définir ces besoins, il est essentiel de commencer par identifier les problèmes actuels, comme la difficulté à retrouver ou partager des documents. Ensuite, il faut établir des objectifs clairs : centralisation des documents, amélioration de la sécurité ou optimisation de la collaboration. Il est aussi important de préciser des attentes spécifiques, comme la gestion des versions ou l’intégration avec d’autres outils, en veillant à ce que les processus métiers soient intégrés pour maximiser l’efficacité de la solution.
Exemples de besoins GED : (Peuvent être combinés)
- Centralisation et Classement Automatisé des Documents (GED Externe à l’ERP) : Centraliser et automatiser le classement des documents générés par l’ERP (factures, bons de commande, etc.) dans une GED externe, pour plus de flexibilité, de sécurité et d’accès optimisé.
- Gestion Documentaire Basée sur les Flux de Travail : Automatiser le classement et la gestion des documents (contrats, factures, rapports) selon les étapes définies des processus internes (approbation, validation) pour améliorer la collaboration et la traçabilité.
- Classement Simple des Documents : Implémenter une GED simple pour organiser et classer les documents (factures, contrats) de manière structurée et accessible, sans processus complexes, afin de remplacer le stockage papier ou désordonné.
- Reprise et Numérisation des Archives : Numériser et organiser les archives papier dans une GED, pour libérer de l’espace, sécuriser les documents et faciliter leur consultation et leur recherche.
Clients
La société Morand souhaite centraliser et automatiser le classement des documents générés par son ERP en utilisant une GED externe, au lieu de la GED intégrée à l’ERP. Les documents (factures, bons de commande, rapports, etc.) sont triés et classés automatiquement selon les flux de travail définis, comme les flux achat ou vente, puis stockés dans la GED centralisée.
Cette solution permet de séparer la gestion documentaire de l’ERP, offrant ainsi plus de flexibilité, de sécurité et une gestion plus fluide des documents. Elle facilite l’accès aux informations et améliore la traçabilité et l’efficacité des processus métier. Ce processus GED constitue une première étape qui pourra évoluer en fonction des besoins et des processus de l’entreprise dans le futur.
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